Сравнение документов посредством ScanDifFinder SDK: технологии от ABBYY

Сверить большой объем документов может занять довольно много времени, однако программа для сравнения документов значительно упрощает данную задачу, сокращая время, затрачиваемое на сравнение документов вручную.

Внедрение функционала сравнения документов в имеющуюся корпоративную систему, позволяет сотрудникам сохранять привычные инструменты работы, а значит не нужно тратить время на дополнительное обучение.

Если речь идет о различных типах документов (договоры, акты, прайс-листы и т.д.), представленных в разных форматах (doc, rtf, txt, jpg и т.д.), то не стоит переживать - некоторые программы для сравнения документов могут обрабатывать почти все из них.

Перед покупкой программы для обработки информационных систем стоит обратиться только к проверенным компаниям с успехами в этой области.

Сравнение документов через автоматизированные программные средства значительно ускоряет процесс и позволяет сократить процент ошибок, которые нередко делает человеческий фактор. Эти процессы могут значительно затягивать обработку и ввод данных, что в конечном итоге приводит к финансовым потерям.

ABBYY, один из ведущих разработчиков решений в области интеллектуального управления информацией, предоставляет технологию сравнения документов, которая значительно улучшает эффективность работы бизнеса.

Искусственный интеллект помогает офисным работникам решать задачу сравнения документов. Особенно данная потребность возникает у юристов, финансистов, сотрудников договорных подразделений, отделов бухгалтерии, а также у менеджеров по персоналу, секретарей и администраторов.

Интересно, что необходимость сравнения часто возникает не только между разными версиями документов, но и в случае сравнения данных в разных форматах. Бумажный документ с электронной копией сравнивают 78% сотрудников, а разные версии документов в текстовом формате - 61%. В свою очередь, документ MS Office с PDF-файлом сравнивают 55% работников, а электронный документ со скан-изображением - 37% работников.

Если учесть, что обычный договор может состоять из нескольких страниц, становится понятным, что построчная сверка вручную требует колоссального сосредоточения и отнимает у сотрудников колоссальное количество времени.

Кроме того, даже внимательный сотрудник не застрахован от ошибок, последствия которых могут негативно повлиять на бизнес. Ситуация усложняется сжатыми сроками обработки документов, бездействие в этом случае может стать "фатальной" ошибкой.

Решением данной проблемы является внедрение автоматизированных систем обработки документов. Их преимущества заключаются в том, чтобы за кратчайшие сроки выполнить сравнение документов, повысить качество обработки и устранить человеческий фактор.

В случае сравнения текстовых документов офисные сотрудники могут воспользоваться встроенными инструментами MS Office. Достаточно воспользоваться кнопкой «Сравнить» в меню вкладки «Рецензирование» в новых версиях Word. Однако, как показывает опыт, проверка документов MS Word трудоемка, а главное - не всегда корректна.

Документы, с форматированием, могут содержать нюансы, относящиеся только к оформлению документа, но не к содержанию. Технология искусственного интеллекта ScanDifFinder SDK компании ABBYY может существенно облегчить процесс проверки, находя в короткие сроки все значимые различия между двумя версиями документов, будь это бумажный документ с цифровой копией или две электронные версии.

ScanDifFinder SDK работает с разнообразными текстовыми и графическими форматами (среди которых: .doc (.docx), .xls (.xlsx), .odt (.ods, .odp), .rtf, .txt, .html, .pdf, .jpg, .png, .gif, .bmp), обнаруживает только значимые изменения и игнорирует форматирование, что позволяет удобно просматривать и сравнивать документы, сохранять результаты проверки в MS Word или PDF.

Технологии ScanDifFinder SDK легко интегрируются в любые приложения, системы электронного документооборота, применяемые на предприятии. Система поддерживает два языка документа и интерфейса, русский и английский, и может работать с объемными документами, даже если это многостраничный договор - время на проверку будет установлено в несколько минут.

Система позволяет автоматически находить все значимые несоответствия в содержании двух версий документа, будь то договор, акт, обновленный прайс-лист и т.д. Также следует отметить, что ее использование не требует обучения сотрудников. Загрузив два документа в окно программы и подождав несколько минут, система выполнит сравнение и выдаст результат проверки. Выглядит просто и удобно, не так ли?

ScanDifFinder SDK для оптимизации бизнес-процессов в компаниях

ABBYY предлагает инструментарий ScanDifFinder SDK, который позволяет интегрировать технологии обработки документов в информационные системы. Многие компании уже оценили преимущества этого решения, оптимизирующего бизнес-процессы. Рассмотрим, как две компании - «Базэл Аэро» и «Логика бизнеса» - применяют технологию сравнения документов на практике.

Кейс №1

«Базэл Аэро», входящая в состав финансово-промышленной группы «Базовый Элемент», управляет работой аэропортов Краснодарского края. Юридическая служба предприятия еженедельно обрабатывает более 80 договоров. Для избежания ошибок, которые могут привести к серьезным финансовым рискам, каждую бумажную копию документа сотрудники сверяют с электронным образцом. Этот процесс занимает много времени и требует повышенного внимания. Чтобы оптимизировать сверку договоров, руководство компании принимает решение внедрить технологию автоматизированной обработки документов.

Директор по информационным технологиям А. Колесников отмечает, что главной задачей было найти решение, которое бы полностью автоматизировало сверку бумажных договоров с электронными версиями. Поскольку сотрудники юридической службы привыкли работать в 1С, была важна возможность интеграции технологии в эту систему.

ABBYY ScanDifFinder SDK был выбран компанией «Базэл Аэро» благодаря возможности интеграции с системой «1С: Документооборот». Сотрудники юридической службы используют браузер и не требуется дополнительное ПО. Программа автоматически распознает скан-копии бумажных договоров и быстро находит несоответствия с текстом утвержденной версии. Результат сохраняется в базе данных.

Внедрение ScanDifFinder SDK позволило сотрудникам юридической службы «Базэл Аэро» эффективнее использовать свое время и снизило риск подписания некорректной версии.

Кейс №2

«Логика бизнеса» - российский разработчик программного обеспечения для управления корпоративным контентом и создатель «Логики СЭД», являющейся лидером ECM-решений. В конце 2016 года «Логика бизнеса» в сотрудничестве с ABBYY начала разработку нового продукта - «Сравнение документов» в составе приложения «Логика СЭД».

Решение, основанное на технологии ScanDifFinder SDK, предназначено для автоматической сверки оригиналов и копий договоров, счетов-фактур и других документов во всех поддерживаемых форматах.

Пользователь открывает карточку документа в системе «Логика СЭД» и использует инструмент сравнения документов: загружает оригинал и копию скан-образа, выбирает язык и настройки. Результат содержит список найденных различий с указанием страниц и позволяет быстро перейти к нужному месту документа. Модуль поддерживает два режима работы: с ожиданием результата и с запросом уведомления.

ABBYY ScanDifFinder SDK помогает экономить время и снижать риск подписания некорректных версий. Технология легко интегрируется в любые СЭД, предоставляя компаниям удобный инструмент управления корпоративной информацией.

Фото: freepik.com