Преимущества электронного документооборота для бизнеса

Это архивная публикация - она может содержать устаревшую информацию.

Большая часть документооборота между организациями, а также между организациями и государственными органами осуществляется в электронном виде.

Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой систему процессов по обработке документов, так называемый «безбумажный документооборот». Участниками ЭДО являются хозяйствующие субъекты (продавцы, покупатели), а также операторы электронного документооборота. Это современный способ обмена, имеющий множество преимуществ по сравнению с традиционным бумажным документооборотом.

Преимущества перехода на электронный документооборот:

• снижение трудозатрат работников организаций на работу с документами;
• сокращение числа ошибок и, соответственно, трудозатрат на их исправление за счет автоматизированной сверки информации, исключение ее дублирования и потерь;
• повышение эффективности за счет интеграции документооборота и систем автоматизации деятельности, что исключает ручной ввод данных на всей цепочке добавленной стоимости, и автоматическое слияние контроля статусов документов;
• повышение общего уровня безопасности за счет контроля доступа к документообороту, разграничения прав на операции и шифрования информации;
• повышение прозрачности бизнес-процессов и исполнительской дисциплины, что способствует оптимизации управленческих процессов в компании;
• повышение ИТ-грамотности персонала и общий рост производительности труда;
• иные эффекты от внедрения и развития ЭДО, включая снижение затрат на хранение архивной документации, сокращение экологических последствий и возникновение положительных сетевых эффектов.

Существует два типовых сценария внедрения электронного документооборота в компании:

1. «Первые шаги и быстрый результат»: сценарий позволяет компании быстро перейти на электронный документооборот независимо от отрасли ее деятельности. Срок перехода составляет не более четырех недель и предназначен для компаний малого и среднего бизнеса с объемом менее 10 тысяч документов в год.
2. «Комплексный подход и дальнейшее развитие»: предназначен для компаний среднего и крупного бизнеса, у которых большой объем документов, есть определенный процесс их согласования и подписания, много ответственных исполнителей и необходимость интеграции системы оператора электронного документооборота с учетными системами компании.

Подробное описание сценариев представлено на специальной странице сайта.

Полная информация об электронном документообороте доступна в специальном разделе сайта.